E-Rechnung: Pflichten, Formate und Prüfung
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 müssen die ersten sie auch ausstellen. Hier steht, was eine E-Rechnung ausmacht, welche Fristen gelten, welche Formate es gibt und wie sich prüfen lässt, ob eine Rechnung den Regeln entspricht.
Was eine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das ein Programm ohne Nacharbeit auslesen kann. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931: Sie legt fest, welche Angaben eine Rechnung enthält und wie sie heißen, von der Rechnungsnummer über das Leistungsdatum bis zu Steuersatz und Summen.
Ein PDF, ein Scan oder ein Foto ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt. Umsatzsteuerlich ist das eine „sonstige Rechnung“.
Die Fristen
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Seit 1. Januar 2025
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen von anderen Unternehmen im Inland empfangen können. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach.
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Bis Ende 2026
Rechnungen dürfen noch auf Papier gestellt werden, in anderen elektronischen Formaten wie einem PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
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Ab 1. Januar 2027
Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere dürfen 2027 noch Papier und, mit Zustimmung, andere elektronische Formate nutzen. Rechnungen im EDI-Verfahren bleiben bis Ende 2027 erlaubt.
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Ab 1. Januar 2028
Die Pflicht gilt für alle Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland, bis auf die Ausnahmen unten.
Ausnahmen
- Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, aber keine ausstellen.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind von der Pflicht ausgenommen.
- Rechnungen an Privatkunden betrifft die Pflicht nicht, sie gilt nur zwischen Unternehmen im Inland.
Die Formate
XRechnung
Der deutsche Standard nach EN 16931, eine reine XML-Datei in einer der beiden Syntaxen UBL oder CII. Üblich bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, unter Unternehmen ebenso verwendbar.
ZUGFeRD / Factur-X
Ein PDF mit eingebetteter XML-Datei: Menschen lesen das PDF, Programme die XML. Als E-Rechnung zählen die Profile ab BASIC, also BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG, nicht MINIMUM und BASIC WL. Weichen PDF und XML voneinander ab, gilt die XML.
Peppol BIS Billing 3.0
Das Format des europäischen Peppol-Netzes, ebenfalls nach EN 16931, als XML-Datei.
Wenn eine E-Rechnung Fehler hat
Das Bundesfinanzministerium unterscheidet seit seinem zweiten Schreiben zur E-Rechnung vom 15. Oktober 2025 drei Arten von Fehlern:
- Formatfehler: Die Datei entspricht nicht dem Format. Dann ist sie keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. In der Übergangszeit kann sie noch für den Vorsteuerabzug reichen, danach nicht mehr; der Empfänger fordert eine korrekte E-Rechnung an.
- Geschäftsregelfehler: Die Datei verletzt eine Prüfregel des Formats, etwa durch ein fehlendes Pflichtfeld oder widersprüchliche Werte. Umsatzsteuerlich zählt das nur, wenn dadurch eine gesetzliche Pflichtangabe fehlt oder falsch ist. Eine fehlende Käuferreferenz zum Beispiel ist unbeachtlich.
- Inhaltsfehler: Eine Pflichtangabe nach dem Umsatzsteuergesetz fehlt oder ist falsch, etwa der Steuersatz.
Für den Vorsteuerabzug zählen die Pflichtangaben im XML-Teil der Rechnung.
Eine E-Rechnung prüfen
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Datei hochladen
XML-Datei oder ZUGFeRD-PDF im Prüfer auswählen, bis 10 MB. Die Datei wird nur geprüft, nicht gespeichert.
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Urteil lesen
Der Prüfer erkennt Format und Profil und prüft wie die offiziellen Werkzeuge: das XML-Schema und die Regeln der EN 16931, von XRechnung, ZUGFeRD / Factur-X oder Peppol.
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Meldungen auswerten
Jede Meldung nennt die verletzte Regel mit ihrer Kennung, etwa BR-DE-1 oder BR-CO-15, und die Stelle in der Datei. Fehler im Schema entsprechen in der Regel Formatfehlern, verletzte Regeln Geschäftsregelfehlern.
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Inhalt vergleichen
Die lesbare Ansicht zeigt die Rechnung mit allen Angaben. Ob Leistung, Menge und Steuersatz stimmen, prüft der Prüfer nicht, das bleibt Sache der Buchhaltung.
E-Rechnung kostenlos prüfen
XRechnung, ZUGFeRD / Factur-X und Peppol BIS online prüfen, mit dem Ergebnis der offiziellen Prüfregeln und einer lesbaren Ansicht. Die Datei wird nicht gespeichert.
Aufbewahren
Aufbewahrt wird die E-Rechnung im Original: die XML-Datei, bei ZUGFeRD die Datei mit der eingebetteten XML, unverändert und maschinell auswertbar. Ein Ausdruck oder ein PDF-Abbild ersetzt sie nicht. Die Frist beträgt seit 2025 acht Jahre.
Häufige Fragen
Reicht ein PDF per E-Mail?
Nein, ein PDF ist keine E-Rechnung. In der Übergangszeit darf es mit Zustimmung des Empfängers noch verschickt werden, danach nur noch in den oben genannten Ausnahmen.
Braucht man für den Empfang eine besondere Software?
Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach. Lesen lässt sich die XML-Datei aber nur mit einem passenden Programm oder einer lesbaren Ansicht wie im Prüfer.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, ZUGFeRD ein PDF mit eingebetteter XML. Beide folgen der EN 16931. Das ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG trägt eine XRechnung als XML.
Was passiert mit der Datei beim Prüfen?
Der Prüfer verarbeitet sie nur im Arbeitsspeicher. Nichts wird gespeichert und kein Rechnungsinhalt protokolliert.
Prüft der Prüfer auch das PDF selbst?
Bei einer ZUGFeRD-PDF prüft er die eingebettete XML, nicht das PDF/A-Format der Datei.
Hinweis
Dieser Text erklärt die Grundzüge nach dem Stand Oktober 2026. Er ersetzt keine Steuerberatung.