Das System
Papierloses Autohaus
DealerWeb erzeugt die Dokumente eines Vorgangs selbst, vom Kaufvertrag bis zur Vollmacht. Sie öffnen im eingebauten PDF-Editor, werden dort ausgefüllt und unterschrieben und landen in der Checkliste des Vorgangs. Was der Kunde nachreicht, lädt er über einen geschützten Link selbst hoch.
Dokumente aus dem Vorgang
Erstellen statt ausdrucken
Kaufvertrag, Anlage zum Kaufvertrag und Übergabeprotokoll beim Verkauf, Ankaufvertrag und Vollmacht zur Ablöse beim Ankauf entstehen mit einem Klick aus den Daten des Vorgangs. Fehlt noch etwas, etwa die Zahlungsdaten für die Anlage, sagt DealerWeb, was fehlt.
Alles drin, was dazugehört
Der Kaufvertrag enthält Positionen und Preise aus der Kalkulation, die Ausstattungsliste und die passenden Verkaufsbedingungen für Neu- oder Gebrauchtwagen. Die Anlage zeigt die Zahlungsaufstellung, bei Überweisung mit QR-Code für die Banking-App.
Datenschutzerklärung am Kunden
Die Datenschutzerklärung entsteht mit den Daten des Kunden, wird unterschrieben und in der Kundenakte abgelegt. Die Einwilligungen je Kontaktweg gehen ins DMS.
Ausfüllen und unterschreiben
Jedes PDF öffnet direkt in DealerWeb, ohne Download und ohne weiteres Programm. An Kaufvertrag und Ankauf wird es im eingebauten Editor beschrieben, angekreuzt und unterschrieben, mit Finger, Stift oder Maus.
Gespeichert wird das Dokument an seinem Platz in der Checkliste des Vorgangs. Damit ist auch das Pflichtdokument erledigt.
Der Editor
Schreiben, zeichnen, markieren
Text an jeder Stelle eintragen, frei zeichnen, Textstellen farbig markieren und Bilder einfügen. Jede Eintragung lässt sich verschieben und wieder entfernen.
Unterschrift wie auf Papier
Unterschrieben wird mit Finger oder Stift direkt im Dokument. Die Unterschrift lässt sich auch eintippen oder als Bild einfügen und steht als handschriftliche Unterschrift im PDF.
Eigene Unterschriften gespeichert
Jeder Mitarbeiter speichert bis zu fünf eigene Unterschriften und setzt sie in jedem Dokument mit einem Klick ein, auf jedem Gerät.
Scans und Formulare
Auch gescannte oder hochgeladene PDFs lassen sich am Vorgang ergänzen und unterschreiben. Formulare mit Eingabefeldern, etwa von Herstellern oder Banken, werden direkt ausgefüllt.
Für Tablet und Handy
Blättern und Verschieben mit dem Finger, Zoomen mit zwei Fingern. Solange ein Dokument offen ist, bleibt der Bildschirm an.
Alle Eintragungen im Blick
Eine Liste zeigt jede Eintragung mit Seite und Zeitpunkt, ein Klick springt an die Stelle. Heruntergeladen wird das PDF mit allen Eintragungen.
Pflichtdokumente je Vorgang
Checkliste je Vorgang
Jeder Kaufvertrag und jeder Ankauf bekommt eine Checkliste aus den Dokumentarten des Autohauses. Welche davon Pflicht sind, ergibt sich beim Verkauf aus dem Vorgang: Finanzierungsunterlagen nur mit Finanzierung, die Zulassungsvollmacht nur, wenn das Autohaus zulässt, Fahrzeugpapiere nur bei Neu- und Vorführwagen.
Fällig, wenn es so weit ist
Das Übergabeprotokoll wird erst mit der Auslieferung fällig, Fahrzeugschein und -brief mit der Zulassung. Bis dahin steht es in der Checkliste als „fällig zur Auslieferung“, nicht als Fehler.
Kein Abschluss ohne Unterlagen
Ein Vorgang ist erst abgeschlossen, wenn alle fälligen Pflichtdokumente vorliegen. Die Listen zeigen, wo Unterlagen fehlen, beim Verkauf passt die Disposition die Pflicht je Vorgang an.
Vertrauliches nur für Berechtigte
Dokumentarten wie der Einkommensnachweis lassen sich als persönlich markieren. Öffnen dürfen sie dann nur der Hochladende und die Kollegen, die er dafür auswählt.
Unterlagen vom Kunden
Upload-Link statt Kopien
Fehlende Unterlagen fordert der Mitarbeiter am Kaufvertrag oder Ankauf an. Der Kunde bekommt per E-Mail einen befristeten Link auf die Dateiablage des Autohauses, etwa Nextcloud, und lädt Fotos und PDFs vom Handy hoch, ohne Konto.
Code getrennt vom Link
Der Link ist mit einem Zahlencode geschützt, der nie in der E-Mail steht. Er kommt per SMS oder wird am Telefon genannt.
Übernehmen und erledigt
Eingegangene Dateien übernimmt der Mitarbeiter in die Checkliste, mehrere Fotos und PDFs auf Wunsch als ein PDF. Eine Wiedervorlage erinnert zur Frist, beim Beenden wird der Ordner mit allem nicht Übernommenen gelöscht.
Weniger Papier im ganzen Haus
Freigabe am Bildschirm
Kaufverträge und Ankäufe gibt der Genehmiger am Bildschirm frei, mit den wichtigen Zahlen auf einen Blick. Wer wann freigegeben hat, steht am Vorgang.
Bewertung und Zustandsprüfung
Die Bewertung beim Ankauf mit Reifen, Bremsen und Schäden und die Zustandsprüfung bei Überführungen zwischen Filialen laufen ohne Papierbogen.
Fotos einmal, überall
Die Fotos der Foto-App gehen in die Inserate, auf das Preisschild und in das Angebot.
Faxe und Belege digital
Faxe liegen als PDF im Faxarchiv. Rechnungen öffnen sich aus Controlling und Lieferantenakte direkt im Belegarchiv.
Urlaub ohne Antragszettel
Abwesenheiten werden im Personalplaner beantragt, der Genehmiger bekommt eine E-Mail mit Link in den Plan. Die Lohnbuchhaltung bekommt eine DATEV-Datei statt einer Liste.
Schlanke Ablage
Jedes hochgeladene Dokument wird automatisch verkleinert, Handyfotos von Unterlagen werden richtig herum gedreht. Das Archiv bleibt schlank, ohne dass jemand nachbearbeitet.
Passt dazu
Apps und mobiles Arbeiten
Foto-App und Inventur-App für Android, DealerWeb auf Tablet und Handy: Fotos, Zählung und Unterschrift dort, wo gearbeitet wird.
Mehr erfahren →Anmeldung und Sicherheit
Ein Konto für DealerWeb, Dateiablage und Apps: im Browser von außen nur mit 2FA, Rechte je Funktion, gesperrt heißt überall gesperrt.
Mehr erfahren →DealerWeb in einer Vorführung kennenlernen
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