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Aufgaben und Wiedervorlagen

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Aufgaben und Wiedervorlagen

Jeder Mitarbeiter sieht in einer Liste, was er zu tun hat: die Aufgaben, die ihm Kollegen geben, und die Wiedervorlagen, für die er zuständig ist. Was fällig wird, meldet DealerWeb über die Glocke, und wer im Urlaub oder krank ist, wird vertreten.

Alles Fällige in einer Liste

Aufgaben und Wiedervorlagen stehen in einer Liste, jeder sieht die, für die er zuständig ist. Kacheln zeigen, was offen, heute fällig, überfällig oder erledigt ist, überfällige Termine stehen rot. Auf Wunsch zeigt die Liste nur Aufgaben oder nur Wiedervorlagen.

Die Suche findet auch den Vorgang hinter einer Wiedervorlage, etwa über die Nummer eines Kaufvertrags, den Namen einer Kampagne oder ein Datum. Sortiert wird nach Fälligkeit, Kategorie, Priorität oder danach, von wem ein Eintrag kommt.

Die Aufgabenliste mit Kacheln für offene, heute fällige, überfällige und erledigte Einträge, darunter Aufgaben und Wiedervorlagen mit Kunde, Fahrzeug, Absender, Kategorie und Priorität. — Aufgaben und Wiedervorlagen in einer Liste, nach Fälligkeit geordnet

Aufgaben an Kollegen

Eine Aufgabe hat einen Betreff, eine Beschreibung, einen Zuständigen und einen Termin mit Uhrzeit, dazu Priorität und Kategorie. Wer sie bekommt, erfährt es sofort über die Glocke.

Kunde und Fahrzeug werden beim Tippen gefunden, über Name oder Kundennummer, Kennzeichen oder das Ende der VIN. Ist der Kunde gewählt, schlägt DealerWeb seine Fahrzeuge vor, beim Fahrzeug den Halter.

Das Fenster „Neue Aufgabe“ mit Betreff, Beschreibung, Zuständigem, Termin, Priorität, Kategorie und dem Bezug zu Kunde und Fahrzeug. — Eine neue Aufgabe für einen Kollegen, mit Bezug zu Kunde und Fahrzeug

Was Aufgaben können

Passende Fahrzeuge

Neben den Fahrzeugen, die der Kunde im DMS hält, schlägt DealerWeb Fahrzeuge aus seinen Vorgängen und dem Journal vor, etwa von einer Probefahrt oder einem Angebot.

Bezug wie beim Anlegen

Kunde und Fahrzeug stehen in der Aufgabe so, wie sie beim Anlegen waren, auch wenn das Fahrzeug später ein anderes Kennzeichen trägt.

Erledigen mit Ergebnis

Erledigt wird im Fenster der Aufgabe, mit einem Ergebnis als Abschlussnotiz. Soll es später weitergehen, bekommt die Aufgabe eine eigene Wiedervorlage, auch bei einem Kollegen.

Arbeit und Verlauf getrennt

Aufgaben stehen in der Aufgabenliste, nicht im Journal. Dort steht, was mit dem Kunden geschehen ist, etwa ein Telefonat, eine E-Mail oder ein Besuch.

Wiedervorlage am Vorgang

Eine Wiedervorlage legt einen Vorgang zu einem Termin wieder vor. Sie gehört zum Vorgang selbst, jeder hat höchstens eine: Angebot, Kaufvertrag, Ankauf, Reservierung, Fuhrpark-Termin, ein Eintrag im Journal oder eine Aufgabe.

Erledigt wird sie mit einem Ergebnis, verschoben mit einem neuen Termin oder an einen Kollegen weitergegeben. Wird der Vorgang gelöscht, geht seine Wiedervorlage mit.

Ein Kaufvertrag mit geöffneter Wiedervorlage: Vorgang, Kunde und Fahrzeug, darunter Zuständiger, Termin, Notiz und das Ergebnis beim Erledigen. — Die Wiedervorlage eines Kaufvertrags, erledigt mit Ergebnis

Wiedervorlagen im Alltag

Gleich beim Anlegen

Angebot, Kaufvertrag, Ankauf, Reservierung und Fuhrpark-Termin planen ihre Wiedervorlage im selben Formular mit, für sich selbst oder für einen Kollegen.

Am Vorgang zu sehen

Angebot, Kaufvertrag und Ankauf zeigen die offene Wiedervorlage mit Termin, Zuständigem und Notiz. Im Journal von Kunde und Fahrzeug steht sie direkt am Vorgang.

Aus dem Journal

Ein Telefonat, eine E-Mail oder ein Besuch im Journal bekommt bei Bedarf eine Wiedervorlage, damit der nächste Schritt nicht verloren geht.

Folgt der Kaufvertrag

Wird aus einem Angebot ein Kaufvertrag, erledigt DealerWeb die Wiedervorlage des Angebots mit dem Ergebnis „Folgeaktivität: Kaufvertrag“.

Die Glocke

Was fällig wird, meldet die Glocke im Kopf jeder Seite und zählt, was noch ungelesen ist. Neue Hinweise erscheinen zusätzlich unten rechts und verschwinden nach einigen Sekunden, ein Klick führt zum Vorgang oder zur Aufgabenliste.

„Alle anzeigen“ öffnet alle Benachrichtigungen, auf Wunsch nur die ungelesenen.

Die geöffnete Glocke mit einer zugewiesenen Aufgabe, einer Wiedervorlage in Vertretung, einer fälligen Wiedervorlage und älteren, gelesenen Hinweisen. — Eine zugewiesene Aufgabe, eine Vertretung und fällige Wiedervorlagen in der Glocke

Erinnern und vertreten

Erinnerung zum Termin

Wird eine Wiedervorlage oder Aufgabe fällig, meldet sich die Glocke beim Zuständigen, einmal je Termin. Wird der Termin verschoben, erinnert sie zum neuen.

Zugewiesen heißt gemeldet

Eine Aufgabe von einem Kollegen steht sofort in der Glocke des Zuständigen. Wiedervorlagen melden sich erst, wenn sie fällig sind.

Vertretung bei Abwesenheit

Ist der Zuständige laut Personalplanung im Urlaub oder krank, geht der Hinweis gleich an seine Vertretung. Er selbst findet ihn nach seiner Rückkehr ungelesen vor.

Auch nach Feierabend

Ist der Zuständige gerade nicht in DealerWeb, bekommt nach einer Weile die Vertretung den Hinweis, notfalls die Vertretungskette entlang, bis jemand erreichbar ist.

Zusammenspiel

Wiedervorlagen hängen an den Vorgängen aus Verkauf, Ankauf und Fuhrpark und stehen mit ihnen im Journal von Kunde und Fahrzeug, Kundenakte und Startseite zählen, was offen und fällig ist. Abwesenheiten und Vertretungen kommen aus der Personalplanung. Kampagnen legen Aufgaben beim Betreuer des Kunden an und erledigen sie selbst, sobald der Kunde in der Kampagne abgehakt ist. Die Glocke meldet auch Termine aus dem Kalender und neue Anfragen im Posteingang.

Passt dazu

Personalplanung und Zeiterfassung

Abwesenheiten mit Genehmigung, Urlaubs- und Zeitkonten, Stempeln im Browser und DATEV-Export, verbunden mit Werkstatt und Vertretung.

Mehr erfahren →

Stammdaten

Debitoren, Fahrzeuge im Bestand und beim Kunden sowie Kreditoren aus dem DMS, je in einer Akte mit allen Reitern, dazu Suchen, die von jeder Seite aus finden.