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Telefonie

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Telefonie

DealerWeb verbindet die Telefonanlagen aller Filialen mit Kunden und Kollegen: Es zeigt, wer gerade frei ist, wer anruft und mit wem zuletzt gesprochen wurde. Aus jedem Gespräch wird mit einem Klick eine Aktivität im Journal des Kunden.

Telefonverzeichnis

Das Telefonverzeichnis zeigt alle Mitarbeiter je Filiale mit Abteilung und Durchwahl, als Kacheln oder als kompakte Liste. Gefiltert wird nach Filiale, Abteilung, Name oder Durchwahl, ein Klick wählt die Durchwahl oder das Handy.

Die Farbe der Durchwahl zeigt live, wer erreichbar ist: grün frei, rot im Gespräch oder klingelt, gelb frei, aber nicht im Haus, grau, wenn das Telefon nicht an der Anlage registriert ist.

Telefonverzeichnis in der Kachelansicht: Mitarbeiter einer Filiale mit Abteilung und farbiger Durchwahl je nach Status — Telefonverzeichnis einer Filiale: grün frei, rot im Gespräch, gelb nicht im Haus

Wer gerade erreichbar ist

Nicht im Haus

Gelb steht, wer nicht eingestempelt ist, gerade Pause macht oder laut Personalplanung fehlt. Wer einen Anruf weiterverbinden will, sieht vorher, ob der Kollege da ist.

Live

Mit eigener Berechtigung zeigt die Ansicht Live nur die laufenden Gespräche: wer telefoniert oder angerufen wird, mit wem, in welche Richtung und seit wann. Kunden und Kollegen erscheinen mit Namen.

Anrufliste im Kopf

Im Kopf jeder Seite liegen ein Wählfeld und die letzten Anrufe der eigenen Nebenstelle: Richtung und Ergebnis, Uhrzeit, Gesprächsdauer, Kunde oder Kollege und Nummer. Ein Zähler am Telefon-Symbol meldet verpasste Anrufe, bis die Liste geöffnet wird.

Aus jedem Anruf wählt ein Klick zurück, ein zweiter legt eine Aktivität im Journal des Kunden an. Ist die Nummer unbekannt, wird der Kunde im selben Fenster gesucht.

Geöffnete Anrufliste im Kopf von DealerWeb mit Wählfeld und den letzten Anrufen der eigenen Nebenstelle, dahinter das Telefonverzeichnis — Anrufliste im Kopf: Richtung, Dauer, Kunde, Rückruf und Aktivität

Vom Klingeln bis zum Journal

Der Kunde beim Klingeln

Klingelt das Telefon, sucht DealerWeb die Nummer in den Kunden eines DMS wie Incadea CARLO und zeigt den Anrufer, bevor abgenommen wird. Ein Klick öffnet seine Akte, Kollegen erscheinen mit Namen. Ist der Kunde in mehreren Filialen angelegt, kommt der aus der angerufenen Filiale.

Wählen per Klick

Ein Klick auf eine Nummer im Telefonverzeichnis, in der Anrufliste oder in der Akte eines Kunden oder Lieferanten lässt zuerst das eigene Telefon klingeln, ein Hinweis zeigt, welches. Nach dem Abnehmen wählt die Anlage die Nummer.

Während des Gesprächs

Solange ein Gespräch läuft, stehen Anrufer und Nummer oben in der Anrufliste, auch wenn der Hinweis längst weggeklickt ist.

Eine Nebenstelle, eine Liste

Anrufe gehören zur Nebenstelle, nicht zur Person. Teilen sich mehrere Kollegen einen Apparat, erscheint der Anrufer bei allen, und alle sehen dieselbe Anrufliste.

Verpasst heißt verpasst

Klingelt ein Anruf auf mehreren Telefonen und ein Kollege nimmt ab, gilt er bei den anderen nicht als verpasst. Die Anrufliste zeigt ihn als vom Kollegen angenommen.

Der Kunde von damals

Jeder Anruf behält den Kunden, der zum Zeitpunkt des Gesprächs zur Nummer gehörte, auch wenn die Nummer später den Besitzer wechselt. Bestehende Anrufprotokolle der Telefonanlage übernimmt DealerWeb mit ihren Kunden.

Telefonieanalyse

Die Telefonieanalyse zeigt für einen frei wählbaren Zeitraum, wie viele Anrufe angenommen wurden und wie viele verloren gingen, dazu Erfolg und Misserfolg der ausgehenden Anrufe. Der Verlauf nach Uhrzeit zeigt, wann es eng wird.

Ausgewertet wird je Filiale, Abteilung oder Nebenstelle, auf Wunsch auch für eine einzelne Rufnummer. Jedes Gespräch zählt bei der Abteilung, zu der seine Nebenstelle damals gehörte, und was ein Kollege übernommen hat, gilt nicht als verloren.

Telefonieanalyse mit angenommenen und verlorenen Anrufen, Erfolg der ausgehenden Anrufe und dem Verlauf nach Uhrzeit — Telefonieanalyse: angenommene und verlorene Anrufe, Verlauf nach Uhrzeit

Einrichtung

Anlagen und Filialen

Jede Filiale hängt an ihrer Telefonanlage, eine Anlage kann mehrere Filialen bedienen. DealerWeb arbeitet mit Telefonanlagen etwa auf Basis von Asterisk, jede weitere ist anbindbar.

Nebenstellen je Abteilung

Jede Nebenstelle gehört zu einer Abteilung, auch Apparate ohne festen Benutzer wie die Theke. Einzelne Apparate lassen sich ganz aus dem Anrufprotokoll nehmen.

Fax

Faxe kommen über einen E-Mail-Faxdienst wie easybell und liegen danach als PDF im Faxarchiv von DealerWeb.

Eingang und Ausgang

Eingehende und gesendete Faxe stehen getrennt, mit Zeitpunkt, Absender, Empfänger und Seitenzahl. Ein Klick öffnet das Fax direkt in DealerWeb.

Mit dem Kunden zur Faxnummer

Zu jedem eingehenden Fax sucht DealerWeb die Nummer des Absenders in den Kunden des DMS und schreibt den Namen dazu. Die Liste lässt sich nach Absendernummer durchsuchen und nach der eigenen Faxnummer filtern.

Senden über den Faxdienst

Zum Senden wählt der Mitarbeiter die Absendernummer, DealerWeb öffnet das Portal des Faxdienstes bereits angemeldet. Das gesendete Fax kommt danach ebenfalls ins Faxarchiv.

Zusammenspiel

Anrufer und Nummern kommen aus den Kunden der Stammdaten, jedes Gespräch wird mit einem Klick zur Aktivität im Journal des Kunden, auf Wunsch mit Wiedervorlage. Ob ein Kollege im Haus ist, wissen Zeiterfassung und Personalplanung. Am Kaufvertrag und am Werkstatttermin zeigt die Herkunft, wie oft der Kunde vorher mit welchen Abteilungen telefoniert hat. Wer im Telefonverzeichnis steht und unter welcher Durchwahl, legt die Benutzerverwaltung fest.

Passt dazu

Stammdaten

Debitoren, Fahrzeuge im Bestand und beim Kunden sowie Kreditoren aus dem DMS, je in einer Akte mit allen Reitern, dazu Suchen, die von jeder Seite aus finden.

Mehr erfahren →

Personalplanung und Zeiterfassung

Abwesenheiten mit Genehmigung, Urlaubs- und Zeitkonten, Stempeln im Browser und DATEV-Export, verbunden mit Werkstatt und Vertretung.